Datenschutzinformationen für Betroffene
Die TIPAL GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin (im Folgenden „TIPAL“), setzt die Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und sonstige rechtliche Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten um. Insbesondere sind technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen implementiert, die den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen.
Mit den nachfolgenden Datenschutzhinweisen informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch TIPAL im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der Leistungserbringung im Mandatsverhältnis sowie über die Betroffenenrechte.
TIPAL GmbH
Herr WP StB Tilo Drebes
Schrammstr. 4
10715 Berlin
E-Mail: tilo.drebes@tipal.eu
Vertraulich zu Händen des Datenschutzbeauftragten entweder unter der unter 1. genannten Post-Adresse oder per E-Mail.
Unter dem Begriff „personenbezogene Daten“ in diesem Dokument sind personenbezogene Daten im Sinne der Definition des Artikels 4 Nr. 1 DS-GVO zu verstehen. Dies sind alle Informationen, die sich auf einen Menschen (eine natürliche Person) beziehen und mit denen dieser Mensch direkt oder indirekt identifiziert werden kann.
Im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der Leistungserbringung für unsere Mandanten verarbeiten wir in der Regel neben Kontaktdaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse auch Informationen wie Bankdaten und Zahlungsdaten, außerdem ggf. weitere Angaben zu persönlichen und beruflichen Verhältnissen, soweit diese für die Leistungserbringung eine Rolle spielen.
In vielen Fällen ist es im Rahmen unserer Tätigkeiten nicht möglich bzw. unverhältnismäßig, mit anonymisierten oder pseudonymisierten Daten zu arbeiten. Auch aufgrund gesetzlicher berufsrechtlicher Vorgaben sind wir verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten einer Person, z.B. zur Umsetzung der Verpflichtungen aus dem Geldwäschegesetz sowie berufsrechtlicher Unabhängigkeitsanforderungen, zu verarbeiten.
Als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verarbeiten wir personenbezogene Daten im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der Leistungserbringung für unsere Mandanten in den Bereichen Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung (§ 2 WPO) aufgrund einer der nachfolgend aufgeführten Rechtsgrundlagen:
a) Erfüllung vertraglicher Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DS-GVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung eines Vertrages bzw. bereits bei Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit einer natürlichen Person. Umfang und Einzelheiten der Datenverarbeitung ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag und gegebenenfalls den dazugehörigen Auftragsbedingungen.
b) Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c DS-GVO)
Als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unterliegt TIPAL gesetzlichen Vorgaben, aus denen sich eine Verpflichtung zur Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben kann (z.B. Wirtschaftsprüferordnung, Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer, Geldwäschegesetz). TIPAL ist auf Basis dieser Vorgaben insbesondere zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Dokumentation aller Leistungen verpflichtet und archiviert Unterlagen und Arbeitsergebnisse in entsprechenden IT-Systemen und, soweit erforderlich, auch in Papierform. Um unsere berufsrechtlich gebotene Unabhängigkeit zu gewährleisten, führen wir bei der Auftragsannahme Konfliktprüfungen durch, bei denen ebenfalls personenbezogene Kontaktdaten verarbeitet werden.
c) Wahrung berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DS-GVO)
TIPAL verarbeitet im Rahmen des allgemeinen Geschäftsbetriebs und zum Zwecke der Leistungserbringung für unsere Mandanten personenbezogene Daten auf Basis einer Interessensabwägung, sofern die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen. Ein konkretes Interesse von TIPAL liegt hier maßgeblich in der Erbringung der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber den Mandanten. TIPAL verarbeitet personenbezogene Daten, die von Mandanten zur Verfügung gestellt werden, grundsätzlich nur insoweit, wie dies für die Leistungserbringung auch tatsächlich erforderlich ist.
Zur Wahrung der schutzwürdigen Interessen der von der Datenverarbeitung durch TIPAL betroffenen Personen trägt maßgeblich bei, dass TIPAL als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Berufsgeheimnisträger zwingenden gesetzlichen Bestimmungen des Berufsrechts sowie einer Berufsaufsicht unterliegt und gehalten ist, alle Leistungen, einschließlich der damit zusammenhängenden Verarbeitung personenbezogener Daten, unabhängig, gewissenhaft und verschwiegen zu erbringen. Alle Mitarbeiter von TIPAL sind auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben geschult und zur gebotenen Vertraulichkeit verpflichtet.
d) Einwilligung des Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a), Art. 7 EU DS-GVO)
Sofern keine der o.g. Rechtsgrundlagen nach a) bis c) vorliegt, stützt TIPAL die Verarbeitung personenbezogener Daten auf eine informierte Einwilligung des Betroffenen, die ausdrücklich von diesem eingeholt wird.
Unter Wahrung der gesetzlichen und berufsrechtlichen Verschwiegenheitsverpflichtungen können folgenden Empfängern personenbezogene Daten offengelegt werden:
Bei der Einbindung von Dienstleistern in Datenverarbeitungsprozesse von TIPAL werden die hohen Datenschutzstandards von TIPAL vertraglich auf die Dienstleister übertragen. Bei Auftragsdatenverarbeitungs-Verhältnissen gemäß Art. 28 EU DS-GVO werden gesetzlich normierte Datenschutzverträge vereinbart.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Mandatsbetreuung notwendig ist, auf Basis einer Einwilligung, zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z.B. berufsrechtliche Interessenskollisionsprüfungen) oder durch Einschaltung von Auftragsverarbeitern.
Bei Dienstleistern (einschließlich des Einsatzes von Cloud-Diensten) außerhalb des EWR wird das nach dem EU-Datenschutzrecht erforderliche angemessene Datenschutzniveau durch Einhaltung der Vorgaben der Art. 45 ff. EU DS-GVO gewährleistet.
TIPAL speichert personenbezogene Daten, solange diese für die Durchführung des jeweiligen Leistungsverhältnisses benötigt werden oder – soweit Ihre personenbezogenen Daten Gegenstand von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Bestandteil von Unterlagen sind, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen – für die Dauer der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist (z.B. in WPO, HGB, AO, GwG, KWG, WpHG).
Die Aufbewahrungsfristen sind unterschiedlich lang und betreffen meist einen Zeitraum von 6 bis 10 Jahren; in begründeten Einzelfällen (z.B. Erhaltung von Beweismitteln) kann der Aufbewahrungszeitraum auch länger sein.
Soweit die betroffenen Daten verschiedenen Aufbewahrungsfristen unterliegen, ist maßgeblich jeweils die längste Aufbewahrungsfrist.
Betroffenen stehen Auskunftsrechte über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch TIPAL (u.a. auch über den Zweck der Verarbeitung, etwaige Empfänger und die voraussichtliche Dauer der Speicherung), Rechte auf Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit der eingebrachten Daten sowie das Recht auf Widerspruch gegen eine Verwendung für Marketingzwecke und aufgrund einer Verarbeitung berechtigten Interesses zu. Einmal erteilte Einwilligungen können gegenüber TIPAL jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur Wahrung dieser Rechte kann sich jeder Betroffene an den Datenschutzbeauftragten von TIPAL wenden (siehe Ziff. 2). Daneben besteht auch ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.